کارآفرینی و مدیریت کسب و کار

نکات مکالمه و مذاکره تلفنی حرفه ای برای کارآفرینان | رابطه جسم با ذهن

جسم ما با ذهن ما رابطه مستقیم و دو طرفه دارد. جسم ما از ذهن و تفکر ما قدرت می گیرد و یا تضعیف می شود و بر عکس آن نیز صادق است. ذهن ما هم می تواند به صورت مستقیم تحت تأثیر وضعیت جسمانی قرار بگیرد.

به گفته شکسپیر این ذهن توست که تو را قوی یا ضعیف می کند.

یک موضوع ثابت شده و اساسی که مدت زیادری در مذاکره رو در رو و حضوری مد نظر قرار می گیرد، قانون ۷-۳۸-۵۵ است. پروفسور آلبرت محرابیان، دانشمند ایرانی و استاد بازنشسته دانشگاه کالیفورنیا در تحقیقات خود به این نتیجه رسید که در ارتباطات ما با دیگران ۷% از محتوای اطلاعات توسط کلام، ۳۸% توسط لحن و ۵۵% آن توسط علائم و زبان بدن ما به طرف مقابل انتقال پیدا می کند. بنابراین اهمیت موضوع زبان بدن در مذاکرات از اینجا نمایان می شود.

در مذاکره تلفنی نیز با وجود اینکه طرفین همدیگر را نمی بینند اما اثرات مسقیم وضعیت فیزیکی بر ذهن و همینطور حالت ذهنی بر کلام کاملاً مشهود است. بنابراین توصیه می کنم حتماً برای مذاکرات و مکالمات تلفنی حتما این موارد را مد نظر قرار دهید:

• در وضعیت نشسته رسمی باشید (دراز کشیده، لم داده و … خیر)
• برای مذاکرات جدی تر حتما ایستاده باشد؛ چرا که در این حالت وضعیت تنفس شما در حالت بهتری هست، احساس قدرت بیشتری دارید، می توانید دستتان را بهتر حرکت دهید، حتی در هنگام قدم زدن تفکرات بهتری به ذهنتان می رسد. همه این موارد کمک می کند اعتماد بنفس بالاتری در مذاکره داشته باشید.
• قبل از پاسخگویی به هر تماس تلفنی حتماً مکث کنید و یک نفس عمیق بکشید تا بتوانید مکالمه را با نهایت آرامش در صدا و تنفس شروع کنید.
• حتما لباس کامل و آراسته داشته باشید. پوشیدن لباس رسمی به صورت نا خودآگاه بر روی فکر و حالت بیان شما اثر مثبت می گذارد.
• با لبخند صحبت کنید. داشتن لبخند حس خوبی به ما میدهد و این حس خوب از طریق کلمات و لحن بیان آنها به طرف مقابلمان انتقال پیدا می کند.

 ۲- نکات مکالمه و مذاکره تلفنی حرفه ای برای کارآفرینان | آماده سازی محیط و لوازم مورد نیاز

رابطه ما با محیط اطرافمان نیز دوطرفه است. انسان ها بر محیط خود اثر می گذارند و اثر محیط اثر می پذیرند. در شهرسازی نظریه ها فراوانی در این خصوص وجود دارد. اینکه محله هایی با ساکنین نه چندان فرهیخته ! لاجرم خانه ها، خیابان ها، نما ها و … زیبا و تمیزی ندارند.

بنابراین حتماً برای مکالمه تلفنی خود مکان مناسبی را در نظر بگیرید. صحبت های مهم خود را برای زمان هایی مانند رانندگی و ترافیک، حضور در خیابان و فضاهای عمومی یا مکانی پر سر و صدا در خانه یا محل کار خود در نظر نگیرید. سعی کنید حتی الامکان یک مکان مشخص و ثابت برای این کار در نظر داشته باشید.

در مکان مذاکره و مکالمه تلفنی خود لوازم مورد نیاز را به همراه داشته باشید. حتماً قلم و کاغذ یا کامپیوتری برای نوشتن نکات مهم صحبت داشته باشد. به این ترتیب شما مجبور نخواهید شد برای ثبت نکات مهم آنها را در ذهن خود نگه دارید و ظرفیت ذهنی خود را محدود کنید و یا اینکه صحبت طرف مقابل را قطع نمائید.

اگر فکر می کنید صحبت طولانی در پیش دارید حتماً نوشیدنی، خرما یا شکلات برای انرژی گرفتن در کنار خود داشته باشید. البته چیزهایی که هنگام خوردن صدایی تولید نکنند.

قبل از شروع صحبت، نکات کلیدی و تیترهای اصلی مذاکره را برای خود بنویسید. به چند سناریوی ممکن فکر کنید و برای هر کدام آمادگی های لازم را داشته باشید.